Первичная документация подтверждает заключение финансовой сделки с физическим или юридическим лицом.
Бухгалтерский учет необходимо вести для учетного регистра, в котором отображаются соответствующие записи. Без зафиксированного бланка в дальнейшем у сторон могут возникнуть неприятные ситуации и судебные разбирательства.
Каждый шаблон оформляется на законодательном уровне и соответствует требованиям. Первый документ является материальным подтверждением сделки и составляется при оформлении финансовых сделок. При покупке товара, оборудования для различных организаций вопросом первичной документации занимается поставщик. Чтобы экономический расчет был произведен правильно необходимо заказать бухгалтерские услуги. Документация составляется непосредственно в процессе хозоперации и предоставляется для ознакомления с дальнейшим соглашением.
Перечень документации для совершения сделки зависит от нюансов операции. При оформлении необходимо уделить внимание всем мелочам и не упустить ни одного момента. Первичный бухучет должен быть составлен правильно, иначе может быть не принят контролирующими органами и начислен обязательный налог.
Срок хранения
Согласно законодательству документация по сделке храниться в течение пяти лет и в указанные сроки не должна быть уничтожена. За это время накладной может заинтересовать налоговая инспекция, которую необходимо предоставить для ознакомления. Помимо этого первичная документация понадобиться для судебных разбирательств, в случае спорных ситуаций и некачественно предоставленной услуги.
Если раньше все учеты хранились в бумажном виде и занимали в организации много места, то сейчас вся информация имеется в цифровом формате, что существенно упрощает поиск в архиве. Для заверения и получения документации необходимо получить электронную подпись.
В случае отсутствия соответствующей записи, по которым невозможно отследить расход предприятия накладывается штраф.
Документы для заключения сделки
Для оформления первичного бухучета необходимо:
- Договор об условиях сделки.
- Счет на оплату.
- Подтверждения об оплате по договору (квитанция, выписка, счет и т.п.)
- Заверенные документы на приобретение, подтверждающие, что клиент получил товар или услугу, а поставщик указанную сумму.
- Акт о проделанной работе.
- Накладные.
- Чеки и другая документация, оформленная в процессе сделки.
В договоре помимо выставленного счета, должны быть указаны контактные данные, информация о товаре и подписи обеих сторон.